Ngay cả con người đang tiến bộ trong thời đại của tin nhắn tức thời, trò chuyện bằng video và nhắn tin, Gmail vẫn là một công cụ quan trọng. Ngay cả những người dùng cẩn thận nhất cũng có thể bị choáng ngợp bởi các tin nhắn rác tràn lan, xâm nhập tài khoản hoặc gửi ghi chú đến nhầm người. Vì vậy, cho dù bạn đang sử dụng máy Mac, PC Windows, thiết bị Linux hay một trong những Chromebook hàng đầu hiện nay, thì đây sẽ là một số mẹo và thủ thuật Gmail hay nhất của chúng tôi nhằm giúp bạn tận dụng tối đa tài khoản email của mình.

Tránh khỏi các tên Hacker bằng phương thức xác thực hai yếu tố

Hãy kiểm tra xem liệu ai đó đã truy cập vào tài khoản của bạn và đang dùng tài khoản này để gửi thư rác hay không. Biểu tượng xuất hiện ở cuối hộp thư đến cho biết lần cuối cùng tài khoản của bạn được sử dụng. Khi bạn nhấp vào nó, nó sẽ hiển thị địa chỉ IP và thiết bị đã được sử dụng để gửi email từ tài khoản của bạn. Bạn có thể sử dụng trang này để ngăn các địa chỉ IP lấy lại quyền truy cập vào tài khoản của mình.

Ngay cả khi lấy được mật khẩu, tin tặc cũng sẽ không có quyền truy cập vào điện thoại để cho phép truy cập vào tài khoản Google của bạn nếu bạn đã kích hoạt xác thực hai yếu tố. Đây là cách bật xác thực hai yếu tố:

Hủy đăng ký và chặn các thư rác

Nếu bạn nhận được thông báo từ cùng một nhà tiếp thị, với các đề nghị hấp dẫn khuyến khích bạn tham gia vào mục đích của họ hoặc sử dụng giao dịch mới nhất từ họ. Lúc này, bạn có thể hủy đăng ký nhận các email trong tương lai trong thư thay vì nhấp vào một liên kết đáng ngờ tới trang web của bên thứ ba.

Để ngăn các thư rác trong tương lai xuất hiện trong hộp thư đến của bạn, hãy nhấp vào liên kết hủy đăng ký bên dưới tiêu đề thông tin thư đã gửi.

Ngay cả khi không có liên kết hủy đăng ký trong thư rác, bạn vẫn có thể ngăn các thư trong tương lai đến hộp thư đến của mình. Để chặn người gửi hoặc báo cáo thư là spam hoặc lừa đảo trực tuyến, hãy nhấp vào dấu ba chấm ở góc trên cùng bên phải của thư rác. Gmail sẽ cấm người gửi và ngăn các thư trong tương lai đến hộp thư đến của bạn nếu bạn chọn một trong các lựa chọn thay thế này. Việc báo cáo nó là spam hoặc lừa đảo giúp Gmail theo dõi những thư này và ngăn chúng đến hộp thư đến của những người dùng Gmail khác.

 

Lọc thư rác ra khỏi hộp thư đến của bạn

Lọc các thư mà bạn muốn xem sau này, chẳng hạn như quảng cáo bán hàng mới nhất từ ​​các cửa hàng yêu thích của bạn, là một phương pháp tuyệt vời để loại chúng khỏi hộp thư đến ( các thư chính) của bạn. Để mở cửa sổ với các lựa chọn theo tab như Bộ lọc và Địa chỉ bị chặn, trước tiên hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt – biểu tượng này trông giống như một bánh răng hoặc bông hoa ngay phía trên hộp thư đến của bạn – rồi chọn Xem tất cả cài đặt. Tạo một bộ lọc mới là tùy chọn tiếp theo. Đó là một liên kết văn bản ở góc trên bên phải của cửa sổ xem.

Biểu mẫu này đơn giản, với các trường cho địa chỉ email của người gửi, các từ khóa được tìm thấy trong nội dung thư hoặc dòng chủ đề, kích thước tệp và liệu tệp đính kèm có được bao gồm hay không. Khi bạn hoàn tất, hãy đảm bảo rằng bạn đã nhấp vào Tạo bộ lọc ở cuối biểu mẫu.

Sau đó, bạn có thể yêu cầu Gmail gắn thẻ thư từ những người gửi chính trong hộp thư đến của bạn, gửi thư đã lọc vào thư mục Spam, lưu trữ, xóa, chặn hoặc chuyển chúng đến một thư mục mới dành riêng cho họ sau khi cho biết những gì cần tìm.

Hoàn tác tin nhắn đã gửi

Tất cả chúng ta đều đã vô tình gửi đi một vài tin nhắn nhầm lẫn và đôi khi nó có thể khiến ta xấu hổ. 

Do đó, Gmail đã cung cấp cho bạn khả năng hoàn tác một thư ngay sau khi nó được gửi qua một thông báo nhỏ bật lên ở cuối màn hình xem của bạn. Theo mặc định, bạn chỉ có 5 giây để hủy một tin nhắn sau khi nó đã được gửi đi. Tuy nhiên, bạn có thể kéo dài thời gian đó lên 30 giây. Điều này cung cấp cho bạn nhiều thời gian hơn để phát hiện khi nào tin nhắn sai được gửi và hủy nó trước khi quá muộn.

Để cài đặt chế độ này, hãy chuyển đến chế độ xem Cài đặt (Settings) bằng cách chọn biểu tượng bánh răng ở đầu cửa sổ xem tin nhắn, sau đó chọn Xem tất cả cài đặt (See all settings). Theo mặc định, tab Chung (General) sẽ xuất hiện. Tính năng Hoàn tác gửi (Undo Send) là mục hành động thứ tư trong danh sách của tab này. Chỉ cần chọn 5, 10, 20 hoặc 30 giây từ hộp thả xuống và các sửa đổi của bạn sẽ được lưu trữ ngay lập tức.

Sau đó, nếu bạn muốn khôi phục lại một tin nhắn, chỉ cần nhấp vào Hoàn tác và tin nhắn của bạn sẽ được truy xuất.

Sử dụng tính năng soạn thảo thư thông minh

Sử dụng tính năng Soạn thư thông minh của Gmail trong khi tạo email có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Tính năng này được bật theo mặc định, nhưng bạn có thể tắt và bật lại trong cài đặt chung.

Tính năng Soạn thư thông minh sử dụng văn bản tiên đoán để đề xuất các cụm từ mà bạn có thể đang nhập. Câu sẽ được hoàn thành chỉ bằng cách nhấn phím Tab trên máy tính của bạn. Tính năng Soạn thư thông minh không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo rằng thư của bạn không có lỗi bằng cách sử dụng các từ và ngữ pháp đúng chính tả.

Nhận thông báo từ các tin nhắn bạn chưa xem

Gmail sẽ không thông báo bạn về các thư mới, nhưng bạn có thể bật biểu tượng thông báo để trợ giúp. Chọn tab Nâng cao sau khi truy cập Cài đặt và Xem tất cả cài đặt. Tab cuối cùng trong danh sách chính là cái bạn cần sử dụng. Mục đầu tiên được liệt kê là biểu tượng Tin nhắn chưa đọc. Nhấp vào bật bên cạnh mục này, sau đó cuộn xuống Lưu thay đổi.

Khi bạn bật chức năng thư chưa đọc, biểu tượng tab trình duyệt sẽ thay đổi từ một phong bì Gmail thông thường thành một phong bì có số. Khi bạn có tin nhắn chưa đọc, số này sẽ xuất hiện. Nếu hộp thư đến của bạn hoạt động tốt, chỉ báo này có thể giúp bạn biết khi nào có thư mới trong nháy mắt.

Bật các phím tắt độc quyền của Gmail

Gmail có bộ phím tắt riêng. Một số là chung chung và có thể được sử dụng trong nhiều ứng dụng khác nhau, chẳng hạn như in đậm văn bản bằng cách nhấn Shift và B cùng một lúc. Mặt khác, một số phím tắt khác luôn sẵn sàng hỗ trợ gắn thẻ, loại bỏ và viết email. Ví dụ: nhấp vào C sẽ bắt đầu một cửa sổ tổng hợp mới, nhấn S xác định thư của bạn là quan trọng và nhấn # sẽ xóa thư bạn đang đọc.

Mở Cài đặt Gmail từ phía bên phải của cửa sổ xem và nhấp vào Xem tất cả cài đặt để kích hoạt phím tắt. Cuộn xuống Phím tắt ở gần cuối trang trong phần Tùy chọn chung và bật nó lên. Hãy nhớ cuộn đến cuối trang và nhấp vào Lưu thay đổi. Các phím tắt của Gmail hiện đã có sẵn. Nhấn Shift và? đồng thời để xem danh sách đầy đủ các phím tắt này.

Ẩn các đường link từ google meet và google chat

 

Khi chúng ta ngày càng phụ thuộc vào các cuộc gọi điện video và các nền tảng trò chuyện công việc như Zoom, Slack và Microsoft Teams, Google bắt đầu chú ý, giới thiệu các phím tắt cho các dịch vụ này trong thanh bên Gmail dành cho web và Gmail dành cho Android và iOS. Nếu không muốn sử dụng, bạn có thể dễ dàng ẩn chúng đi.

Chỉ cần mở Cài đặt Gmail (open the Gmail Settings) và nhấp vào Xem tất cả cài đặt (See all settings). Sau đó nhấp vào Trò chuyện và Gặp gỡ, và Nhấp vào Tắt trong Trò chuyện và Ẩn phần Gặp gỡ (Hide the Meet section in the main menu.) trong menu chính. Sau đó nhấp vào Lưu thay đổi (Save Changes). Và cứ như vậy, chúng biến mất!

Tắt các tính năng thông minh

Mặc dù các thiết bị thông minh được hỗ trợ bởi AI của Google cực kỳ hữu ích, nhưng một số người lại thấy chúng đáng lo ngại và thậm chí khó chịu. Nếu bạn không thích khái niệm Google dự đoán những gì bạn sẽ nhập tiếp theo, bạn có thể nhanh chóng tắt các tính năng thông minh này trong Cài đặt của Gmail. Tắt tính năng Viết đề xuất và tùy chỉnh Soạn thư thông minh trong Cài đặt chung.

 

Kết 

Email không phải lúc nào cũng gây cho người dùng cảm giác khó chịu và phiền phức. Tuy nhiên, hãy đầu tư vài phút vào hôm nay để thiết lập một vài công cụ giúp bạn không phải lo lắng về việc phân loại thư rác, bảo vệ tài khoản của bạn và ngăn chặn các thông tin liên lạc có hại ra khỏi hộp thư đến của bạn và của những người khác. 

Gmail cũng  cung cấp các công cụ để tạo thư viết trước, lập lịch gửi email và đánh dấu thư đã gửi đến một nhóm thay vì chỉ bạn khi bạn nhấp vào cài đặt chung. Tất cả những điều này làm cho việc kiểm tra email của bạn thuận tiện hơn bao giờ hết.